Comprendre et configurer OptiGest Admin

Vue d'ensemble

Le tableau de bord regroupe les indicateurs utiles : commandes récentes, alertes frigo, factures, planning, propositions et accès rapides vers les modules actifs.

• Consultez les alertes métier en priorité.
• Utilisez les raccourcis pour ouvrir les modules concernés.
• Les widgets visibles dépendent des modules activés.

Boutiques, ateliers et points de vente

Chaque établissement porte ses propres employés, labos, frigos, imprimantes, plannings et données de production.

1. Créer l'établissement.
2. Renseigner ses informations principales.
3. Lier ensuite employés, imprimantes et modules métier.

Comptes et accès

Les employés peuvent être rattachés à un ou plusieurs établissements. Le code PIN sert notamment au portail planning, à la badgeuse et aux usages côté local.

• Renseignez le nom, le rôle et les établissements.
• Définissez un code simple mais maîtrisé.
• Désactivez un compte plutôt que de perdre son historique.

Registre de production

La traçabilité affiche les productions, étiquettes imprimées, recettes fabriquées, ingrédients, étapes et photos remontés depuis l'application locale.

• Filtrez par établissement et période.
• Exportez les registres PDF ou Excel lors d'un contrôle.
• Utilisez les numéros de lot pour retrouver une fabrication.

Catalogue de production

Centralisez les produits et recettes utilisés en atelier. Chaque fiche peut porter composition, allergènes, température, DLC, template d'étiquette, imprimante par défaut et labo.

• Créez les labos ou zones de fabrication.
• Ajoutez produits simples, consommables et recettes.
• Associez template, imprimante et règles de conservation.

Demandes venant du terrain

Les équipes locales peuvent proposer de nouveaux produits. L'admin les consulte, complète les informations et valide ou rejette la proposition.

• Contrôlez le nom, la composition et les allergènes.
• Choisissez le bon labo et le bon template.
• Validez seulement quand la fiche est exploitable.

Informations nutritionnelles

Le module nutrition permet de préparer les données nutritionnelles des produits et recettes, puis de les réutiliser dans les affichages ou les étiquettes quand le module est actif.

• Configurez les référentiels et mappings.
• Contrôlez les recettes concernées.
• Vérifiez les champs visibles sur les templates.

Commandes partenaires

Créez un catalogue commandable, ajoutez vos partenaires, générez leurs QR codes et suivez les commandes reçues depuis le portail public.

• Créer catégories et produits commandables.
• Ajouter les partenaires et leurs accès.
• Désigner les employés réceptionnaires.
• Suivre les commandes, rectifications et livraisons.

Semaines de travail

Planifiez les créneaux par établissement, employé et semaine. Les salariés peuvent consulter leur planning via le portail employé avec numéro d'établissement et PIN.

• Sélectionnez l'établissement et la semaine.
• Ajoutez embauche, coupure, retour et débauche.
• Contrôlez le total d'heures et les notes.

Présence équipe

La badgeuse permet de suivre les présences quand le module est activé. Elle s'appuie sur les employés, leurs établissements et leurs codes PIN.

• Vérifiez que les employés sont bien rattachés.
• Contrôlez les codes PIN.
• Suivez les données depuis l'écran dédié.

Documents par établissement

Le cloud conserve les documents utiles par entreprise et établissement : factures, contrats, procédures, photos ou documents internes.

• Choisissez l'établissement concerné.
• Rangez les fichiers par dossier.
• Les employés peuvent consulter en lecture seule selon le contexte.

Espaces froids et alertes

Configurez les labos, frigos et seuils de température. Les relevés saisis localement remontent ensuite dans l'admin avec historique et alertes.

• Créer ou vérifier les labos.
• Ajouter les frigos avec seuil mini/maxi.
• Consulter les graphiques sur 30 jours.
• Acquitter une alerte avec un motif si nécessaire.

Plans et tâches

Créez les plans de nettoyage par zone, associez les produits, renseignez dosage, temps de contact, rinçage, séchage et actions attendues.

• Créer un catalogue de produits de nettoyage.
• Créer un plan par zone ou fiche fournisseur.
• Ajouter les tâches dans l'ordre d'exécution.
• Contrôler l'historique et les tâches en retard.

Digitalisation de fiches

Le module nettoyage peut importer une fiche fournisseur en photo ou PDF et proposer une structure de plan. L'admin doit toujours relire avant validation.

• Importer le fichier depuis la configuration nettoyage.
• Relire les produits, dosages et consignes.
• Confirmer seulement si la fiche est correcte.

Preuves de fabrication

Les photos prises pendant les fabrications sont associées aux recettes, ingrédients ou étapes concernées. Elles complètent le registre en cas de contrôle.

• Rechercher par lot, produit ou période.
• Conserver les preuves utiles.
• Exporter les registres demandés.

Designer et catalogue

Créez ou dupliquez un modèle, positionnez les champs sur l'image, puis associez-le aux produits ou recettes concernés.

• Partir d'un template catalogue ou créer le sien.
• Placer les champs : nom, lot, DLC, allergènes, nutrition, QR code.
• Prévisualiser avant de l'utiliser en production.

Configuration par établissement

Une imprimante logique peut avoir une configuration différente selon chaque établissement : IP, port, modèle Brother QL, taille de rouleau et DPI.

• Créer le nom logique de l'imprimante.
• Configurer l'imprimante physique par établissement.
• Vérifier que les produits pointent vers la bonne imprimante.

Format de traçabilité

Le module de configuration des lots permet de préparer la logique d'identification utilisée dans les étiquettes et les registres de production.

• Définir le format attendu.
• Vérifier la cohérence avec les produits et recettes.
• Tester l'affichage sur les modèles d'étiquettes.

Ce qui part sur le poste

Le poste local reçoit les produits, recettes, templates, imprimantes et règles de traçabilité. Il peut continuer à fonctionner hors ligne puis resynchroniser.

• Faire une synchronisation après gros changement admin.
• Tester une impression sur chaque imprimante.
• Contrôler les champs imprimés avant exploitation.

Import et contrôle

Importez les factures fournisseurs pour extraire les lignes matière première, prix, quantités, unités et fournisseurs.

• Importer la facture PDF/XML.
• Vérifier l'extraction et les lignes détectées.
• Corriger les références si nécessaire.
• Valider pour alimenter les prix matière.

CostManager

CostManager calcule le coût d'une recette en combinant coût matière, frais généraux, temps de production et méthode de prix de vente.

• Mapper les ingrédients vers les références fournisseurs.
• Configurer les frais généraux par établissement.
• Définir le mode de prix : fixe, marge %, marge €.
• Analyser l'historique de marge.

Suivi administratif

L'écran abonnement regroupe les informations de facturation et de régularisation liées au compte entreprise.

• Consulter l'état du compte.
• Suivre les actions de régularisation si demandé.
• Contacter Scalaris en cas de blocage.

Fiabiliser les marges

La qualité du calcul dépend de la qualité des données fournisseur et des unités utilisées dans les recettes.

• Uniformiser les unités gramme, kilo, litre, pièce.
• Mettre à jour les factures régulièrement.
• Vérifier les mappings après changement fournisseur.

Ce que le local reçoit

Les postes locaux récupèrent les établissements, utilisateurs, produits, recettes, imprimantes, templates, plans de nettoyage, frigos, planning et paramètres actifs.

• Chaque modification admin déclenche une nouvelle version de données.
• Le local détecte la version et télécharge les changements.
• Les images de templates sont récupérées avec leurs champs.

Ce que le serveur reçoit

Le local remonte les productions, impressions, historiques de traçabilité, relevés de température, tâches de nettoyage et commandes selon les modules actifs.

• La synchronisation est pensée pour tolérer les coupures réseau.
• Les données sont fusionnées de façon idempotente par identifiants.
• Les suppressions sensibles sont souvent historisées plutôt qu'effacées.

Continuité atelier

Le poste local garde les opérations critiques disponibles : impression, traçabilité, production, relevés et tâches. Les données repartent au serveur quand le réseau revient.

• Évitez de reconfigurer massivement pendant une panne longue.
• Vérifiez la resynchronisation après retour réseau.
• Contrôlez les alertes ou erreurs de sync si elles apparaissent.

Clés et sécurité

Les échanges local-serveur utilisent des clés API et des endpoints protégés. Les admins classiques ne manipulent pas directement ces clés sauf procédure d'installation ou support.

• Ne partagez pas une clé API hors du poste prévu.
• Révoquez ou remplacez une clé en cas de poste perdu.
• Conservez les accès support dans un canal sécurisé.

Vérifier l'activation

Certains modules sont optionnels : nutrition, planning, badgeuse, cloud, températures ou nettoyage.

• Vérifier que le module est activé pour l'entreprise.
• Contrôler le rôle de l'utilisateur connecté.
• Se reconnecter après changement de droits.

Relancer la sync locale

Après une modification admin, le poste local doit récupérer la nouvelle version de données.

• Vérifier la connexion réseau du poste.
• Relancer la synchronisation depuis l'application locale.
• Contrôler que l'établissement du poste est le bon.

Contrôler template et imprimante

Les causes fréquentes sont le mauvais modèle, la mauvaise taille de rouleau, le mauvais DPI ou un champ absent du template.

• Prévisualiser le modèle côté admin.
• Vérifier l'imprimante affectée au produit.
• Contrôler le modèle Brother QL et la taille papier.

Vérifier établissement et PIN

Le portail employé utilise le numéro public d'établissement et le code PIN de l'employé.

• Contrôler le numéro d'établissement.
• Vérifier le code PIN dans la fiche employé.
• Confirmer que l'employé est rattaché au bon établissement.